Text copied to clipboard!
Pavadinimas
Text copied to clipboard!Susitikimų Koordinatorius
Aprašymas
Text copied to clipboard!
Ieškome susitikimų koordinatoriaus, kuris prisijungs prie mūsų komandos ir padės užtikrinti sklandų susitikimų planavimą, organizavimą bei vykdymą. Šis vaidmuo yra itin svarbus siekiant efektyvios komunikacijos tarp komandų, klientų ir partnerių. Susitikimų koordinatorius bus atsakingas už kalendorių valdymą, susitikimų vietos rezervavimą, techninės įrangos paruošimą ir dalyvių informavimą apie susitikimo detales.
Pagrindinės atsakomybės apima susitikimų planavimą pagal prioritetus, bendradarbiavimą su įvairiais departamentais, kad būtų užtikrintas visų dalyvių prieinamumas, bei susitikimų dokumentacijos tvarkymą. Taip pat reikės užtikrinti, kad visi susitikimai vyktų laiku, būtų tinkamai paruošti ir po jų būtų pateikti protokolai ar kiti reikalingi dokumentai.
Idealus kandidatas turėtų būti organizuotas, gebantis dirbti greitai besikeičiančioje aplinkoje, turėti puikius bendravimo įgūdžius ir būti orientuotas į detales. Patirtis dirbant su kalendorių valdymo sistemomis, tokiais įrankiais kaip Microsoft Outlook, Google Calendar ar panašiais, yra būtina. Taip pat svarbu gebėti dirbti savarankiškai ir efektyviai spręsti problemas.
Ši pozicija suteikia galimybę dirbti dinamiškoje aplinkoje, kurioje kiekviena diena yra skirtinga. Jei mėgstate planuoti, koordinuoti ir padėti komandai veikti sklandžiai – ši pozicija kaip tik jums.
Atsakomybės
Text copied to clipboard!- Planuoti ir koordinuoti vidinius bei išorinius susitikimus
- Tvarkyti vadovų ir komandų kalendorius
- Rezervuoti susitikimų kambarius ir techninę įrangą
- Informuoti dalyvius apie susitikimo laiką, vietą ir darbotvarkę
- Rengti susitikimų protokolus ir paskirstyti juos dalyviams
- Užtikrinti, kad visi susitikimai vyktų laiku ir sklandžiai
- Bendradarbiauti su kitais padaliniais dėl susitikimų logistikos
- Spręsti iškilusias problemas susitikimų metu
- Atnaujinti susitikimų duomenis sistemose
- Padėti organizuoti renginius ar mokymus, susijusius su susitikimais
Reikalavimai
Text copied to clipboard!- Aukštasis arba profesinis išsilavinimas
- Bent 1 metų patirtis administracinio darbo srityje
- Puikūs organizaciniai ir planavimo įgūdžiai
- Gebėjimas dirbti su kalendorių valdymo sistemomis
- Puikūs bendravimo įgūdžiai žodžiu ir raštu
- Gebėjimas dirbti savarankiškai ir komandoje
- Atsakingumas ir dėmesys detalėms
- Gebėjimas dirbti greitai besikeičiančioje aplinkoje
- Geri kompiuteriniai įgūdžiai (MS Office, Google Workspace)
- Lietuvių kalbos mokėjimas, anglų kalbos žinios – privalumas
Galimi interviu klausimai
Text copied to clipboard!- Kiek metų turite patirties koordinuojant susitikimus?
- Kokias kalendorių valdymo sistemas esate naudojęs?
- Kaip sprendžiate konfliktus dėl laiko planavimo?
- Ar esate dirbęs su vadovų ar aukšto lygio komandų kalendoriais?
- Kaip užtikrinate, kad susitikimai vyktų laiku?
- Kaip tvarkote susitikimų protokolus ir dokumentaciją?
- Ar turite patirties organizuojant virtualius susitikimus?
- Kaip reaguojate į paskutinės minutės pakeitimus?
- Kokius įrankius naudojate susitikimų planavimui?
- Kaip užtikrinate efektyvią komunikaciją tarp susitikimo dalyvių?
